精密量測儀器日商數位轉型

《台灣永續網》特別報導

產業類別：精密量測儀器｜公司背景：日商在台分公司｜導入項目：法規鑑別與查核系統（威煦軟體）

公司背景介紹：高度重視合規的精密儀器企業

這是一家來自日本的精密量測儀器公司，在台灣設有分公司，負責整體營運工作。公司業務範圍涵蓋儀器銷售、售後維修服務、技術諮詢、產品應用支援等，不僅直接服務終端客戶，也與多家在地代理商合作無間，建立起穩固的市場網絡與技術服務體系。

作為一間日商背景的企業，這家公司繼承了日本母公司一貫重視細節與嚴謹規範的文化。特別是在「合規」這件事上，公司內部有著極高的要求。不論是內部文件控管、操作標準作業流程（SOP），還是對外服務規格，都要求做到精準、透明、符合法令。這不僅是一種企業責任的展現，更是品牌信任的基礎。

然而，在台灣實際營運時，面對的是一套與日本截然不同的法規體系。公司必須應對眾多領域的法規，例如：職業安全衛生相關法規、化學品管理與環境保護規定、產品進出口及技術檢驗規範等等。這些法規不僅類型繁多，而且更新頻繁，經常出現條文變動或新增規定，讓第一線同仁難以即時掌握。

此外，台灣分公司在北、中、南三地皆設有據點，各地的作業人員依照區域進行法規辨識與符合性查核，但由於缺乏統一的平台進行協作與資料整合，導致同一份查核報告可能有不同版本，或產生內容落差的情況。這樣的狀況不但影響工作效率，也增加了因錯誤解讀法規而產生風險的可能性。

因此，如何讓這些「法規管理的細節」能夠標準化、數位化，進而讓跨地區的同仁能夠即時協作與回報，就成為公司迫切想解決的挑戰。

轉型前遇到的問題：資訊分散、效率低落

在還沒導入數位工具前，公司主要依靠Excel 表單來進行法規鑑別與稽核的日常管理。這樣的方式雖然簡單、低成本，但隨著業務規模擴大與合規要求越來越高，這種傳統做法開始顯現出明顯的不足與瓶頸。

• 法規太多、變化太快：每次有新法規公布或原有法條修正，負責人員都必須花費大量時間自行上政府網站查閱、比對條文內容，再一條條手動更新相關資料。這樣的人工流程不僅費時，還容易因為資訊落差或疲勞導致判讀錯誤與遺漏風險，進而影響公司合規性。
• 辦公室分布各地，資訊難整合：北中南各據點都有負責合規作業的同仁，表面上看似分工合作，但實際上由於缺乏統一系統，各自管理自己的Excel版本，容易出現內容不一致的情況。加上沒有標準化命名與版本控制制度，不同地區回報的資訊難以整併，容易誤解彼此的工作狀況。
• 查核效率低，溝通成本高：當管理層或母公司想要快速了解整體法規符合情況，往往得靠主管一一電話或Email向各據點蒐集資料，再人工彙整、比對才能得出全貌。這樣的方式不僅繁瑣，也延誤了決策時效。
• 缺乏歷程紀錄與追蹤機制：稽核過程中的回應紀錄與修正紀錄若僅存在於個人電腦內的Excel檔案中，無法形成有效的歷程與審核軌跡。等到需要提交報告或面對母公司、主管機關稽核時，經常發現資料散落各地，甚至找不到原始紀錄，使得整體合規作業陷入被動。

這些問題不僅造成作業效率低落，也讓公司在法規風險的控管上承受更多壓力。因此，導入能支援多據點協作、資訊即時更新、流程標準化的數位化工具，成為企業邁向現代合規管理的迫切需求。

導入威煦軟體：從需求出發的解決方案

在一次與威煦軟體顧問團隊的接觸中，公司向顧問具體分享了在日常合規管理中遇到的多重挑戰，包括流程效率不佳、法規更新不易追蹤，以及跨據點合作難以同步等問題。不同於一般單純介紹產品功能的方式，威煦顧問展現出極高的專業度與同理心，從一開始就針對公司實際的痛點進行深入了解。

顧問不僅詳細聽取了各部門實際操作的困難，還從法規辨識邏輯、查核執行流程到後續回報追蹤等每個環節都逐一分析。這樣的互動不只是「賣系統」，更像是協助公司重新盤點整體合規流程的健康檢查。在充分理解現況後，顧問提出的解決方案讓公司眼前一亮，因為威煦的法規鑑別與查核管理系統，正好能針對以下幾項痛點提供有效支援：

• 即時更新的法規資料庫，系統每日監控法規動態，一有異動便會自動通知，省去過去需要花時間手動搜尋與比對的負擔，也降低遺漏風險。
• 雲端系統支援多人同步作業，讓北中南據點的使用者可以在同一平台上同時更新、查核與回報，不僅節省來回溝通時間，也能確保資訊一致性與資料版本控管。
• 每一項查核都有明確的負責人與追蹤紀錄，系統會自動紀錄每次操作與變動，讓管理者能夠一目了然查核進度，並針對異常狀況即時掌握與處理。
• 系統設計符合實務工作流程，操作介面簡單直覺，使用者不需要具備IT背景也能快速上手，讓第一線同仁不會因為系統導入而增加工作負擔，反而感受到便利與效率的提升。

整體而言，這次的顧問諮詢不僅促成了解決方案的導入，更讓公司看見合規數位轉型的可行性與未來性。

實際成果與回饋：CP值超高的導入經驗

公司管理部門的洪協理在分享導入經驗時說道：

「我們原本也很擔心導入系統會不會很複雜、成本會不會太高，但實際接觸威煦團隊後才發現，這套系統不只是功能剛好符合我們的需求，它是 SaaS 雲端服務，導入跟使用成本都比傳統系統低很多，重點是使用方式簡單直覺，現場同仁接受度高。更讓人印象深刻的是，威煦的顧問真的很專業，有耐心了解我們的狀況，不急著推銷，而是一步步教我們怎麼操作、怎麼用系統解決我們遇到的困難，整個導入過程讓人很放心，也很有信心。」

導入系統後，公司在多個層面都感受到明顯的改善。不但節省了大量人工查找與彙整的時間，減少了資料蒐集與比對的負擔，讓合規人員可以更專注在分析與判讀工作；同時也建立了更有系統的合規流程，從鑑別、稽核、追蹤到回報，每個步驟都有清楚紀錄與負責人。整體作業更有效率、資料更透明，讓公司上下，尤其是管理階層，更有信心面對母公司稽核與各類法規查核要求。

此外，導入後的系統穩定性也令人滿意，維運成本可控，內部IT部門幾乎不需要額外負擔，這也是公司願意將該系統逐步擴展至更多部門應用的原因之一。這樣高效率、高彈性、低成本的導入經驗，讓大家真正感受到什麼叫做「高CP值的轉型方案」。

未來展望：讓合規內化成企業DNA

目前，公司正準備把這套系統進一步串接到其他內部作業，例如內外部稽核、供應商合規監控等，讓整個合規管理不再只是紙上作業，而是真正內化到每天的營運當中。

他們相信，「合規」不只是為了通過檢查，更是企業永續經營的基本功。透過數位工具的幫助，公司能更有效率、更精準地因應法規變動，強化營運體質，為未來成長打下穩固的基礎。

《台灣永續網》特別報導